Ciao a tutti.

Con questo articolo cominciamo una serie periodica in cui andremo a analizzare l’organizzazione dell’attività aziendale. Ricordiamo che il nostro studio offre il servizio di organizzazione direttamente nella vostra azienda: veniamo a trovarvi e analizziamo insieme le vostre procedure contabili suggerendovi come ottimizzarle al fine di ridurre errori, ottimizzare i tempi e ridurre i costi.

Ma veniamo all’argomento di oggi: il ciclo passivo. La procedura di acquisto interessa molte funzioni aziendali (approvvigionamento, ricevimento, collaudi, trasporti, contabilità, ecc). È quindi necessario che le operazioni siano correttamente definite, che le norme interne siano chiare e che siano precisati i livelli di autorizzazione e le deleghe per le varie operazioni.

È buona regola cercare di standardizzare le operazioni e uniformare i procedimenti, in modo che gli impegni siano documentati, esista sempre un documento di entrata e un benestare qualitativo o tecnico e la fattura arrivi direttamente in contabilità.

Questo sistema deve costituire una griglia di controllo che tuteli l’azienda contro possibili perdite e che garantisca che i dati immessi in contabilità siano attendibili.

Per quanto riguarda la corretta contabilizzazione, occorre che i debiti siano registrati tempestivamente, con adeguate procedure amministrative.

Assegnazione di compiti e responsabilità

Le diverse fasi del processo di acquisto dovrebbero essere affidate a uffici aziendali separati, le cui principali funzioni possono essere così descritte:

• determinazione del fabbisogno e della quantità ottimale di acquisto;
• emissione della richiesta dell’approvvigionamento;
• ricerca delle condizioni offerte dai fornitori (per iscritto);
• emissione dell’ordine di acquisto;
• approvazione dell’ordine di acquisto da parte di un responsabile;
• controllo della conformità delle merci ricevute o dei servizi resi, ed emissione dei relativi documenti di approvazione;
• eventuale immissione della merce nella contabilità di magazzino con verifica dei documenti di trasporto;
• ricevimento della fattura del fornitore e controllo della stessa;
• rilevazione contabile del debito;
• autorizzazione al pagamento delle fatture.

In base alla dimensione dell’azienda queste fasi potranno essere accorpate ed assegnate a meno operatori. L’importante è che venga stabilita una procedura standard. Un’attività di approvvigionamento non organizzata comporterebbe costi anche notevoli. La questione è ancora più rilevante quando si tratta di merce deperibile. Un caso classico è quello dei ristoranti in cui si rischia di acquistare molta merce che poi non viene utilizzata e viene buttata perché scaduta.

Aspetti contabili

Venendo agli aspetti puramente contabili, la correttezza delle registrazioni contabili deve essere controllata periodicamente da personale diverso da chi ha effettuato le scritture stesse. Di solito emergono due tipologie di errori: errori casuali (variano in maniera imprevedibile, ad esempio un importo errato) e errori sistematici (ad esempio quando il personale non è sufficientemente formato e effettua ogni volta in modo sbagliato lo stesso tipo di registrazione). Con i processi di automazione delle registrazioni (come la fattura elettronica) vengono ridotti gli errori casuali, ma devono essere tenuti sotto controllo gli errori sistematici.

Ecco le verifiche contabili da effettuare nel ciclo acquisti:

• Verifica dell’esistenza di ordini, contratti per ogni acquisto.
• Effettuazione della verifica di corrispondenza, al ricevimento dei beni, fra ordinato e ricevuto e fra DDT/fattura immediata e ricevuto.
• Effettuazione della verifica di corrispondenza, al ricevimento delle fatture, tra DDT e fattura.
• Verifica della gestione delle discordanze: beni e servizi ricevuti ma scoperti di fattura; fatture non coperte da documentazione di ricevimento.
• Effettuazione del controllo a campione delle registrazioni.
• Richiesta periodica ai fornitori (anche a campione) dei saldi risultanti dalle proprie contabilità, per verificare eventuali discordanze.