Obbligo di collegamento tra Registratore di Cassa e POS: cosa cambia dal 2026

A partire dal 5 marzo 2026, entrerà pienamente in vigore una novità molto importante per tutti i commercianti, gli artigiani e in generale per chiunque emetta scontrini: l’obbligo di collegare il Registratore di Cassa Telematico con il POS (il terminale per i pagamenti con carta e bancomat).

Sappiamo che le novità fiscali possono sembrare sempre un po’ complicate, per questo abbiamo preparato questa guida pratica per spiegarvi, passo dopo passo, cosa dovrete fare e come organizzarvi senza stress.

1. In cosa consiste questo “collegamento”? Devo comprare apparecchi nuovi?

Iniziamo con una buona notizia: non dovete collegare fisicamente il POS alla cassa con dei cavi e, nella stragrande maggioranza dei casi, non dovrete acquistare nuovi apparecchi.

L’Agenzia delle Entrate ha stabilito che l’integrazione sarà puramente “virtuale”. In pratica, bisognerà dire all’Agenzia: “Guarda che la Cassa matricola X è associata al POS matricola Y che si trova nel mio negozio”.

Questa operazione (chiamata “abbinamento”) si farà online, direttamente all’interno dell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate (portale “Fatture e Corrispettivi”).

2. Chi deve fare questo abbinamento online?

Potrete farlo direttamente voi esercenti, oppure potrete delegare un intermediario. Ad esempio, potremo farlo noi dello Studio (se abbiamo già la vostra delega ai servizi fiscali), oppure il vostro tecnico di fiducia che si occupa della manutenzione del registratore di cassa. Vi segnaliamo che l’Agenzia Entrate ha messo a disposizione una guida operativa a questo link.

3. Le scadenze: entro quando bisogna mettersi in regola?

Anche se la legge entra in vigore a gennaio 2026, l’Agenzia delle Entrate renderà disponibile il servizio web per fare questo abbinamento online all’inizio di marzo 2026 (tra il 4 e il 5 marzo). Da quel momento partiranno i termini operativi:

• Se avevate già un POS attivo a Gennaio 2026: avrete 45 giorni di tempo dall’apertura del servizio web (quindi indicativamente fino a metà aprile 2026) per registrare l’abbinamento sul sito.
• Se attivate un nuovo POS da Febbraio 2026 in poi: avrete tempo dal 6° giorno fino alla fine del secondo mese successivo a quello in cui avete attivato il POS (ad esempio, per un POS attivato a metà febbraio, avrete tempo per fare la comunicazione dal 6 aprile fino al 30 aprile).

4. Cosa cambia per me nella vita di tutti i giorni?

L’obiettivo di questa legge è far sì che ogni pagamento elettronico sia associato in automatico a uno scontrino, evitando discrepanze. Nella pratica:

• Sullo scontrino: Il vostro registratore di cassa dovrà essere in grado di indicare chiaramente come ha pagato il cliente (es. “Contanti”, “Bancomat”, “Carta di credito”). Se la vostra cassa attualmente non lo fa, potrebbe essere necessario chiedere al vostro tecnico un semplice aggiornamento del software.
• A fine giornata: Al momento della chiusura, la cassa invierà all’Agenzia delle Entrate i totali giornalieri già divisi per tipologia (totale incassato in contanti e totale incassato con pagamenti elettronici).

5. E la privacy dei miei clienti?

Nessun timore per la riservatezza. L’Agenzia delle Entrate non riceverà alcun dato personale dei vostri clienti (né nomi, né numeri di carta). Riceverà solamente il totale aggregato degli incassi elettronici della giornata a fine di controllo fiscale generale.

6. Cosa succede se non lo faccio?

Come sempre, sono previste delle sanzioni per chi non si adegua:

• Per il mancato collegamento (cioè se non fate l’abbinamento sul sito web) la multa va da 1.000 € a 4.000 €.
• Per la mancata o errata trasmissione dei dati giornalieri sui pagamenti elettronici è prevista una multa di 100 € per ogni invio sbagliato.

7. Ci sono dei casi in cui si può evitare l’abbinamento?

La legge prevede una sola eccezione: l’abbinamento non è obbligatorio solo se utilizzate un POS dedicato in via esclusiva a incassi che non sono soggetti all’obbligo di scontrino telematico.

L’esempio più tipico è quello della rivendita di tabacchi o valori bollati. Attenzione però alla regola fondamentale: per poter essere esonerato, quel preciso terminale POS deve essere utilizzato solo ed esclusivamente per far pagare i tabacchi o le altre operazioni esenti. Se con lo stesso POS incassate anche altri prodotti del vostro negozio (soggetti a scontrino normale), allora l’obbligo di abbinamento scatta ugualmente.

In sintesi: cosa dovete fare adesso?

Al momento non dovete fare nulla di urgente, c’è tempo. Vi consigliamo però di contattare con calma il tecnico che vi segue il registratore di cassa per assicurarvi che il vostro apparecchio sia aggiornato per distinguere i pagamenti con carta dai contanti sullo scontrino.

Per l’abbinamento telematico sul sito dell’Agenzia delle Entrate, lo Studio Oreglia è a vostra disposizione. Quando si avvicinerà la data di apertura del portale (Marzo 2026), potrete contattarci per gestire insieme la procedura e assicurarci che tutto sia perfettamente in regola.